Excel - 보고서 작성의 팁

엑셀 보고서 작성 Tip

개인적으론 엑셀을 워드 처럼 쓰는걸 별로 좋아 하지 않는다. 엑셀을 엑셀 답게 쓰지 못하는거 같은 안타까움이라고 할까....하지만, 워드를 사용하는 것 보다는 엑셀을 사용하여 양식을 작성하는게 훨씬 쉬울때가 있다. 상대적으로 기업의 경우 오피스 라이센스를 다 구매하고 있지만 실질적으로 쓰고 있는 제품을 보면 거의 엑셀이 80% 이상인 경우가 많다. 나머지 프로그램들은 거의 쓰끼다시 수준~~~ 요즘엔 파워포인트의 역할이 점점 더 줄어 들고 있는거 같다. 기업의 업종에 따라 조금씩 다르기는 하지만,  대부분의 기업이 엑셀로 문서 작업에서 부터 데이터 분석까지 다 하는 경우가 있고 그 다음이 파워포인트, 워드 순이다. 한글의 경우는 과보호 아래 관공서에서 쓰고 있는 상황이니 자체 경쟁력으로 살아 남았다고 볼 수는 없을것 같다.

이번에 다룰 내용은 엑셀을 기반으로 양식문서를 만드려고 할때 보다 쉽게 엑셀을 활용하는 방법에 대해서 써보려 한다. 혹시라도 엑셀을 기반으로 보고서 양식을 작성하거나 문서를 만드는 일이 많으신 분들은 참고 하셔서 조금이라도 도움이 되었음 좋겠다.

1. 리본메뉴 보기> 표시항목에서 눈금선을 해제하는 세팅은 기본

2. 글을 쓰는 경우는 텍스트 상자를 이용하자

텍스트 상자를 쓰면 글을 위치하거나 장문을 쓸데 편리한데도 불구하고 굳이 셀을 병합하여 여러줄의 글을 쓰고 글 간격을 맞추고 , 서식 지정하고.....난리도 아니다. 간단하게 글을 써야 하는 경우는 삽입의 텍스트 상자로 크기를 정하고 배치도 셀에 영향을 안받는 그 세상 편한 방법을 두고 이제 더이상 셀 병합 같은거 하지 않는 걸로....

3. 연결된 그림의 활용

간단한 글은 셀에 입력하여 위치를 잡는게 편리 할 때도 있다. 그런데 문제는 보고서는 기본적으로 간단명료한 요약된 글이 생명이다. 요약된 글의 형태는 표, 차트가 있다. 당연히 표 정도는 들어가줘야 먼가 보고서 같은 느낌도 들고 먼가 할 말이 많은데 나름 요약 정리를 잘 한것 같은 느낌도 든다. 또한 보고서 레이아웃을 보기 좋게 하는 시각적인 요소로서의 역할도 충분히 하기 때문에 그런데 그림과 같이 파란색으로 표시된 곳에 차트를 집어 넣으려고 하면 셀 병합과 사투를 벌여야 하는 경우가 발생 한다. 삽입되는 표 크기 때문에 다른 셀에 있는 모양새가 안좋아 지는 진퇴양난의 상황. 엑셀을 사용하다 한번쯤 겪게되는 단계이다.

노란색 영역에 표를 집어 넣기 위해서 일단 보고서 영역을 작성을 하고 다른 시트에 삽입하고자 하는 표를 편하게 만들어 놓는다.

물론 표가 만들어진 시트의 눈금선도 없애야 한다. 그렇지 않으면 지저분해 보이기 때문에

삽입해야할 표영역을 지정한후 복사한다. 보고서 영역의 표를 삽입할 위치에서 마우스 오른쪽 마우스 클릭 하여 붙여넣기 옵션에서 연결된 그림으로 붙여 넣기만 하면 끝!!!

여기서 핵심은 연결된 그림이다. 연결된 그림으로 해야 원본 표의 내용이 수정되면 바로 연결되어 보고서 위치에서도 바뀐 내용이 적용이 된다. 이렇게 되면 고정적인 보고서 포멧이 내용만 변경되는 고정 보고서를 정기적으로 만들어야 한다면 보다 빠르고 편리하게 작업을 할 수 있다. 당연히 그림이기 때문에 엑셀의 셀과 영향을 받지 않고 자유롭게 배치 할 수 있게 된다.

그림과 같이 완성된 보고서 모습을 보면 표는 그림 개체로 들어가서 보고서 레이아웃에 맞게 사용자가 크기를 자유롭게 조정 할 수가 있다.

정리하면

1. 셀 눈금선을 없애고 작업하는게 편리하다.

2. 글이 많아지는 경우는 텍스트 상자를 활용해라.

3. 표를 삽입하거나 차트를 삽입하려고 할땐 다른 시트에 만들고 복사 해서 붙여넣기 옵션인 연결된 그림을 활용해라.